Glossaire

Bienvenue dans le glossaire général de "Créer et développer son association étudiante". Vous retrouverez ici l'ensemble des acronymes, termes technocratiques et autres expressions obscures utilisées au gré des vidéos.

3QO2CP : Outil méthodologique qui permet de penser son idée/son projet dans sa globalité et de ne rien oublier. Le nom barbare est en fait un moyen mnémotechnique, il s'agit de répondre à 8 questions :

• Quoi ?
• Qui ?
• Quand ?
• Où ?
• Comment ?
• Combien ?
• Pourquoi ?

Si vous avez pu répondre à toutes ces questions, votre projet est mûr, vous pouvez passer à l'action !

Adhérent.e : toute personne peut, en principe, adhérer à une association et ainsi en devenir membre, en acceptant de se conformer aux statuts de l'association et à son règlement intérieur. Les statuts de l'association peuvent toutefois prévoir des conditions particulières pour pouvoir adhérer : âge maximal ou minimal, qualité spécifique (par exemple, pratique d'un loisir donné, possession d'un permis), parrainage par un ou plusieurs autres membres, etc. Il peut également y avoir différentes catégories de membres (membres fondateurs, bienfaiteurs, associés...).

AGE (Assemblée Générale Extraordinaire) : l'Assemblée générale est qualifiée d'extraordinaire quand elle doit permettre de surmonter une situation de crise interne, d'apporter une modification substantielle à l'association (modification des statuts par exemple) ou de prononcer sa mise en sommeil ou sa dissolution.

AGO (Assemblée Générale Ordinaire) : l'Assemblée générale est qualifiée d'ordinaire quand elle n'a pour but que d'organiser la rencontre de tous les membres de l'association, afin de faire un bilan de l'année écoulée (tant du point de vue financier que des activités) et de dresser les perspectives pour l'année à venir.

Association : « convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices » selon la loi du 1er juillet 1901.

Atelier créatif : c'est un temps collectif pour réfléchir à un projet naissant où l'on va pouvoir exprimer toutes les idées, plus ou moins farfelues, qui nous passent par la tête afin que le projet voit le jour.

Atelier prototypage : il va permettre de réfléchir à la présentation d'un projet ou d'un événement de façon claire et concise. Il peut notamment être l'occasion de réaliser une vidéo prototyping. On vous explique tout dans cette fiche pratique d'Animafac.

Barcamp : c'est une rencontre ouverte, qui prend la forme d'ateliers-événements participatifs où le contenu est fourni par des participant.e.s qui doivent toutes et tous, à un titre ou à un autre, apporter quelque chose au Barcamp.

Bénévole : la loi ne définit pas le bénévolat et c’est ce qui caractérise sa particulière souplesse. Mais le Conseil économique, social et environnemental a précisé ce concept en février 1993 en expliquant qu' "est bénévole toute personne qui s’engage librement pour mener une action non salariée en direction d’autrui, en dehors de son temps professionnel et familial."

BIATSS : ce sigle désigne l'ensemble du personnel non-enseignant à l'université, c'est à dire les bibliothécaires, les ingénieurs ((ingénieurs de recherche, ingénieurs d'études, etc.), les administratifs, les techniciens et les personnels sociaux et de santé (assistante sociale, médecine préventive, mission handicap, etc.). Cela représente 46 000 personnes pour l'ensemble des universités françaises.

Bilan comptable d'une association : il s'agit d'une "photographie" du patrimoine de l’association à un instant T (souvent au dernier jour de l’exercice écoulé). Il présente l’actif (la façon dont votre association a employé ses ressources) et le passif (l’origine des ressources de votre asso).

Budget prévisionnel (BP) : le budget prévisionnel constitue un élément important pour accompagner la prise de décision au sein de l’asso. Il permet d’envisager plusieurs hypothèses d’action, plus ou moins ambitieuses. En évaluant les coûts respectifs de vos différents projets, vous vous confrontez à la réalité des chiffres et évaluez ainsi la faisabilité de vos aspirations.

Bureau : il est généralement élu par le Conseil d'administration et gère l’association au quotidien. Il comprend le plus souvent au moins un président ou une présidente et une trésorière ou un trésorier.

BVE : le Bureau de la Vie Étudiante est le service de l'université dédié au développement de la vie associative et à l'animation du campus. Il peut être géré ou cogéré par les étudiant.e.s.

CA (Conseil d'Administration) : le Conseil d'Administration de l'association est élu par l'Assemblée générale et a pour mission de veiller au bon fonctionnement de l'association et d'appliquer les décisions prises par l'Assemblée Générale.

CA (Conseil d'administration) de l'Université : il prend les décisions relatives au budget, au règlement intérieur et aux constructions.

CAC (Conseil académique) : il regroupe de CFVU et le Comité de recherche. Il est consulté sur les orientations des politiques de formation, de recherche, de diffusion de la culture scientifique, technique et industrielle et de documentation scientifique et technique, sur la qualification à donner aux emplois d'enseignant-chercheur et de chercheur vacants ou demandés, sur la demande d'accréditation mentionnée à l'article L. 613-1 de la Loi Fioraso et sur le contrat d'établissement.

Cahier des charges : c'est un document essentiel à la réalisation d'un projet. Il décrit précisément les besoins auxquels les intervenants doivent répondre : présentation du projet, les objectifs, la ou les cibles visées, les spécifications techniques, le délais et les contraintes à respecter, etc. 

CDD (Contrat à durée déterminée) : on peut recruter en CDD dans certains cas seulement. Il peut s'agir d'une augmentation temporaire de l'activité de l'association ou de la réalisation d'une mission ou d'un projet limité dans le temps.

CDI (Contrat à durée indéterminée) : il est à la base du code du travail.

CFVU (Commission de la formation et de la vie universitaire) : comme son nom l'indique, elle prend les décisions relatives à la formation et à la vie universitaire. Elle est notamment consultée sur les programmes de formation des composantes.

Chapô : il désigne "le texte d'introduction qui coiffe un article ou un communiqué de presse". Il sert d'accroche et entre dans le vif du sujet en donnant au lecteur les éléments essentiels de l'info qui va suivre. Mais un chapô doit surtout donner envie d'en savoir plus sur le sujet traité.

Charges : il s’agit des dépenses de l’association.

Code APE : Le code d'Activité Principale Exercée par l'association est déterminé par l'INSEE lors de la demande de numéro SIRET pour classer les associations selon leurs activités (théâtrale, solidarité, environnement, etc.). Il sert principalement à l'INSEE à des fins statistiques.

Comptabilité : la gestion des ressources et des dépenses financières de votre association.

Compte de résultat : c’est un document qui reprend de manière synthétique toutes les dépenses et toutes les recettes de l'association sur l'année. C'est en quelque sorte le budget réalisé de l'association sur l'année.

Communication responsable : elle repose sur 5 piliers fondamentaux.

• la jouer écolo
• ne pas mentir dans les messages qu'on véhicule
• penser positif
• ne blesser personne
• être inclusif.ve

COMUE (Communautés d'universités et d'établissements) : elles sont des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel qui permettent de regrouper des établissements d’enseignement supérieur et de recherche. Ce statut a été créé par la loi du 22 juillet 2013 relative à l'enseignement supérieur et à la recherche, pour succéder aux Pôles de recherche et d'enseignement supérieur (PRES).

Contributions volontaires en nature : tout ce qu'on vous a donné ou prêté à titre gratuit, ainsi que les heures passées par vos bénévoles à effectuer des tâches pour le compte de l'association.

Convention : c'est un document établi entre deux ou plusieurs personnes (morales ou physiques) qui détaille les obligations que celles-ci se donnent. Ce document a une valeur juridique et oblige donc les personnes qui l'ont signé à respecter ces obligations.

Coût patronal : il regroupe le salaire brut et les charges patronales. C'est donc le coût réel de votre salarié.e pour votre association.

CRIJ : les Centre Régionaux d'Information Jeunesse ont pour mission principale de centraliser et diffuser toutes les infos utiles à destination des jeunes : enseignement, formation professionnelle et métiers, emploi, éducation permanente, société et vie pratique, loisirs, vacances, Europe, sports... Ils sont regroupés au sein du réseau information jeunesse, le réseau IJ.

DDCS : les Directions Départementales interministérielles en charge de la Cohésion Sociale s'occupent quant à elles du niveau départemental.

DDCSCP (Direction départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations) : elle fait partie des services déconcentrés de l'État officiant auprès du préfet de département dans les domaines de la politique sociale, du logement, de la politique de la ville, de la jeunesse, des sports, de la vie associative et de la protection des populations.

Décentralisation : technique d'organisation des administrations qui consiste à transférer le pouvoir de l'État vers des personnes morales de droit public distinctes de lui, comme les collectivités territoriales (ville, departement, region, communauté de commune ou d'agglomération).

Déconcentration : technique d'organisation des administrations qui consiste à distribuer les agents et les compétences au sein d'une même personne morale, depuis une administration centrale (ex : Ministère de la Culture) vers ses services déconcentrés (ex DRAC : Direction Régionale de l'Action Culturelle).

DGS (Direction générale des services) : elle regroupe l'ensemble des services administratifs de l'Université.

DPAE (Déclaration préalable à l'embauche) : cette formalité est obligatoire avant toute embauche. Elle s’effectue en une seule fois auprès d’un seul interlocuteur, l’Urssaf.

DRJSCS : les Directions Régionales de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale sont les services déconcentrés, entre autres, du ministère de la Ville, de la Jeunesse et des Sports en région. Ce sont à ces services que revient la gestion du service civique au niveau régional.

Économie sociale et solidaire (ESS) : le concept désigne un ensemble d'entreprises organisées sous forme de coopératives, mutuelles, associations, ou fondations, dont le fonctionnement interne et les activités sont fondés sur un principe de solidarité et d'utilité sociale. Ces entreprises adoptent des modes de gestion démocratiques et participatifs. Elles encadrent strictement l'utilisation des bénéfices qu'elles réalisent : le profit individuel est proscrit et les résultats sont réinvestis. Leurs ressources financières sont généralement en partie publiques.

Écriture comptable : il s'agit de l'opération qui va consister à enregistrer vos dépenses et recettes dans ce registre ou journal.

Engagement de service civique : il correspond à la version du service civique décrite dans la vidéo. On parle de volontaire et de volontariat par abus de langage, alors que l'on devrait en réalité parler d'engagé.e et d'engagement. Il s'adresse à tou.te.s les jeunes de 16 à 25 ans. La majeure partie de l'indemnité est prise en charge par l'Etat.

Enseignant.e - chercheur.euse : c'est le statut principal des personnes qui enseignent à l'université. Cela signifie qu'en plus de concevoir et dispenser des cours aux étudiant.e.s en amphi et en TD, ces enseignant.e.s mènent des travaux de recherche sur leur domaine de prédilection, les présentent à des colloques, publient des livres, etc.
Il existe toutefois d'autres catégories d'enseignant.e.s : des professionnel.le.s de la société civile qui donnent des cours ponctuels en lien avec leur profession, des enseignant.e.s du second degré, des étudiant.e.s (doctorant.e.s en général). En tout, il y a 91 000 enseignant.e.s dans les universités françaises.

Établissement public : personne morale de droit public, financée par des fonds publics et qui doit remplir une mission d'intérêt général.

Exercice comptable : c’est une période donnée de fonctionnement de l’association. Généralement, il s’agit d’une année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre. Mais vous pouvez aussi faire le choix de fonctionner sur une année universitaire, du 1er septembre au 31 août par exemple.

Facture : c'est un document comptable qui va être émis par un.e vendeur.euse et remis à un.e acheteur.euse pour attester de l'achat d'un bien ou d'un service.

Fiche de poste : elle doit contenir l'intitulé de la mission, une brève présentation de l'association, une description générale du poste ainsi que les différentes missions et activités.

Formulaire CERFA : un cerfa est un formulaire administratif réglementé. Il s'agit d'un imprimé officiel dont le modèle est fixé par arrêté.
L'appellation "cerfa" provient du nom de l'organisme public chargé d'éditer ces formulaires : le Centre d'Enregistrement et de Révision des Formulaires Administratifs (CERFA), aujourd'hui fondu dans la commission pour la simplification administrative.
Il existe des cerfa pour toutes les demandes administratives (feuille de soin de la sécu, demande de permis de conduire, demande de subventions, etc.). Les formulaires sont révisés régulièrement, veillez à vérifier que vous remplissez bien la dernière version avant d'effectuer vos démarches.

FSDIE : le Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Étudiantes est un fonds alimenté par les frais d'inscription des étudiant.e.s à l'université (16€ par étudiant.e non boursier.ière en 2015) et destiné à financer les projets menés par des étudiant.e.s et l'aide sociale aux étudiant.e.s.

Identité visuelle : c'est l'ensemble des éléments graphiques constituant la signalétique de la structure. Ils permettent d'identifier, de reconnaître immédiatement une association, un organisme, une entreprise, une marque. Les éléments constitutifs de l'identité visuelle sont le nom de marque, le logo, l'emblème, la couleur, la police et la taille de caractères utilisés. 

Journal / Registre : c'est le document dans lequel vous allez enregistrer toutes les entrées et sortie d'argent de l'association.

MDE / MIE : la Maison Des Étudiants ou Maison des Initiatives Étudiantes est un lieu d'accueil et de travail mis à la disposition des étudiant.e.s par l'université ou encore par une collectivité.

Mécénat de compétences : il consiste à mettre à disposition certains collaborateurs.rices d'une entreprise sur leur temps de travail pour réaliser des actions d’intérêt général mobilisant ou non leurs compétences. Ces mises à disposition peuvent être évaluées et donner lieu à un avantage fiscal.

Mission handicap : son objectif est de concevoir, mener et développer un dispositif d’accompagnement pour les étudiant.e.s handicapé.e.s et en situation de handicap qui suivront leur cursus à l’Université. Tous les aspects de la vie universitaire peuvent être envisagés selon les demandes formulées par les étudiant.e.s : le déroulement des études (aménagement dans l'organisation, aides matérielles, aides humaines), l'accessibilité des lieux universitaires (campus, bâtiments, lieux de restauration, etc.), l'orientation en début de cursus universitaire et/ou durant le cursus universitaire, la recherche de stages et l' insertion professionnelle, la participation aux activités culturelles et sportives, etc.

Le Mouvement associatif : le Mouvement associatif représente plus de 600 000 associations. Il est composé de coordinations nationales et de plateformes régionales.

Note de frais : il s'agit d'un document comptable qui permet à une personne de se faire rembourser un ou des achats qu'elle aurait avancé(s) pour le compte de l'association.

Numéro RNA : c'est le numéro de votre association au Répertoire National des Associations, délivré automatiquement lors de la déclaration de l'association en préfecture.

Numéros SIREN et SIRET : ils identifient l'association auprès de l'Insee, afin que son activité puisse être comptabilisée dans les productions statistiques nationales, notamment dans celles relatives à l'activité économique.
Ils sont uniques et invariables. Le Siren, composé de 9 chiffres, identifie l'association elle-même, tandis que le Siret, composé de 14 chiffres, identifie chacun de ses établissements (les différentes antennes de l'association en France).
Chaque Siret est une extension du numéro Siren par l'ajout de 5 chiffres. Ils n'ont pas de lien avec les caractéristiques de l'association.
Lorsque l'association n'a qu'un seul établissement, elle possède un seul Siret : celui de son siège social.
Ce numéro est indispensable lorsqu'on a une activité économique, notamment pour éditer des factures.

Ordre du jour (ODJ) : dans une assemblée délibérante, on appelle "ordre du jour", la liste des sujets classés qui doivent être abordés, examinés, discutés ou votés au cours de la séance, à la date du jour. La rédaction de l'ordre du jour doit être compréhensible et précise. "Mettre à l'ordre du jour" signifie inscrire une question parmi celles qui doivent être discutées en séance. Les modalités d'inscription d'une question à l'ordre du jour, la communication de celui-ci aux membres de l'assemblée et son traitement en séance sont définies dans le règlement intérieur de l'assemblée ou les statuts de l'association. En principe, l'assemblée ne peut délibérer sur une question qui n'est pas inscrite à l'ordre du jour.

Pièces comptables : il s'agit des documents qui vous serviront à justifier chacune de vos dépenses et de vos recettes (factures, notes de frais, conventions...).

Procès-verbal (PV) : il vient apporter la preuve de la réalité et de la régularité de la réunion des organes de l’association et des délibérations adoptées. Il n'a pas pour vocation de retranscrire l'intégralité de ce qui a été dit en assemblée.

Produits : il s’agit des recettes de l’association.

Pure-player : organisation dont l'activité se déroule uniquement sur internet.

Rapport d’activité : il s'agit de décrire les projets, les actions menées tout au long de l'année, celles qui ont bien marché, celles qui ont dû être abandonnées et analyser leur(s) impact(s). Cette évaluation doit être faite aussi bien en termes concrets (financiers, nombre de participants, etc.) que symboliques (articles de journaux, soutiens exprimés). Elle permettra aux adhérent.e.s de mieux réagir aux projets et elle montrera aussi aux financeurs comment ont été utilisés les fonds reçus.

Rapport financier : il reprend tous les éléments financiers et comptables de l’association.

Rapport moral : il fait le bilan de l’action du conseil d'administration ou du bureau pendant l’année écoulée.

Registre / Journal : c'est le document dans lequel vous allez enregistrer toutes les entrées et sortie d'argent de l'association.

Règlement intérieur : le règlement intérieur est un document qui vient en complément des statuts et permet de définir tous les détails pratiques liés à la vie quotidienne de l'association et susceptibles d’évoluer rapidement (par exemple le montant des cotisations). Comme il ne nécessite pas de déclaration en Préfecture, il est donc plus simple de le modifier.

Responsable légal : ses actes engagent l'association à l'égard des tiers (banques, administrations, justice, autres associations, etc.). Le ou la responsable légal.e doit être majeur.e pour réaliser les actes de constitution, de modification ou de transmission du patrimoine de l'association. Il/elle peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs (par exemple, à un.e vice-président.e, à un.e secrétaire ou à un.e trésorier.e). Mais il/elle reste co-responsable des actes réalisés au nom de l'association par celles et ceux à qui des pouvoirs ont été délégués.

Résultat de l'année : il est égal à la somme des recettes de l'année moins la somme des dépenses de l'année. Ce résultat peut donc être positif, on parle alors d'excédent, ou négatif, on parle alors de déficit.

RSE : la responsabilité sociétale des entreprises, aussi appelée responsabilité sociale des entreprises, est un concept dans lequel les entreprises intègrent les préoccupations sociales, environnementales, et économiques dans leurs activités.

Salaire brut : il regroupe le salaire net et les charges salariales.

Salaire net : salaire réellement versé au ou à la salarié.e en fin de mois.

Service des relations internationales : il fournit aux étudiant.e.s l'aide et les conseils dont ils/elles ont besoin dans les perspectives internationales intégrées à leur cursus. Ceci concerne aussi bien les étudiant.e.s de l'Université qui souhaitent avoir une expérience à l'étranger, que les étudiant.e.s étranger.e.s qui ont choisi l'Université via un programme d'échanges ou en candidature individuelle.

Service universitaire des activités culturelles : il a pour vocation d'animer et coordonner la vie culturelle au sein de l'université. Au cours de l'année universitaire, le service des affaires culturelles propose aux étudiant.e.s  un programme de manifestations culturelles riche et varié : théâtre, cinéma, concerts de musique classique ou actuelle, expositions mais aussi colloques, conférences et tables-rondes... Il s'agit d'offrir aux étudiant.e.s  la possibilité de développer leurs pratiques artistiques et culturelles et d'enrichir leurs connaissances, de nourrir leur réflexion, bref de se former.

SVE : le Service Vie Étudiante est le service de l'université dédié à la vie étudiante au sens large, comprenant par exemple la culture, l'aide sociale aux étudiant.e.s ou encore la vie associative. Les étudiant.e.s ne participent généralement pas à la gouvernance ou à la gestion du service.

Service universitaires des activités physiques et sportives (SUAPS) : il a pour mission l’organisation pédagogique et administrative des activités physiques et sportives de l’Université. Il gère les installations sportives du campus et propose, aux étudiant.e.s et personnels de l'Université, différentes activités sous forme de cours, pratiques libres, stages et sorties. De nombreuses manifestations sont proposées en cours d'année : tournois, animations sportives, bals, spectacles, etc.

Site web responsive (adaptatif) : site conçu pour offrir aux visiteurs une expérience de consultation optimale facilitant la lecture et la navigation. Les internautes peuvent ainsi consulter le même site web à travers une large gamme d'appareils (moniteurs d'ordinateur, smartphones, tablettes, TV, etc.) avec le même confort visuel et sans avoir recours au défilement horizontal ou au zoom avant/arrière sur les appareils tactiles notamment, manipulations qui peuvent parfois dégrader l'expérience utilisateur.

Trésorerie : elle représente le niveau du compte en banque et de la caisse de l’asso. Elle peut être positive (il reste de l’argent !) ou négative (aïe, ça sent le découvert…).

UFR (Unité de formation et de recherche) : elle est constituée des départements d'études et des laboratoires de recherche.

Valorisation comptable du bénévolat : c’est faire figurer dans les budgets de l'association ces contributions volontaires. Ce n'est pas obligatoire, mais cela permet de mettre en valeur la réalité de ce que vous avez réussi à obtenir gratuitement et l'investissement de vos bénévoles.

Volontariat de service civique : le volontariat de service civique se différencie de l'engagement de service civique par le fait qu'il s'adresse aux jeunes de plus de 25 ans, y compris celles et ceux qui sont dirigeant.e.s bénévoles (président.e, trésorier.e, secrétaire, vice-président.e) dans l'association (ce qui n'est pas possible dans le cas de l'engagement de service civique). Par ailleurs, l'intégralité de l'indemnité doit être prise en charge par l'association et non par l'État. Très très peu d'associations utilisent ce dispositif.

VPE (Vice-président.e étudiant.e) : il ou elle est élu.e par le Conseil académique de l'Université et est en général chargé.e de la vie étudiante, ensemble assez large, regroupant tout ce qui a trait aux étudiants en tant qu'acteurs (représentation, associations, syndicats) ou usagers (offre de formation, qualité de la vie, doctorants) de l'Université.